تجــربــة هــوّز في العــمــل عن بــعـد

ساهمت التقنية في التطور الكبير والسريع في مجال الأعمال. فمع وجود الأدوات والبرامج التقنية المتنوعة، قلّت القيود الموجودة بالسابق، وأصبح التواصل أكثر فعالية وزادت المرونة في العمل؛ فأصبح بإمكان الموظف الذي لا   يقتضي مجاله العمل في مكان محدد – أن يعمل في أي مكان سواء في مقر عمله، أو في المنزل.

ومع التغيرات الحالية في ظل انتشار فايروس COVID-19  المعروف باسم كورونا؛ تحتم على المنشآت إدارة أعمالها عن بعد مما ترتب على ذلك عمل شريحة كبيرة من الموظفين من منازلهم للحد من انتشار الفايروس. في هذه التدوينة نشارككم تجربة هوّز في العمل عن بعد لنرى معًا. تأثير هذا التحول على إنتاجية موظفينا واستدامة العمل.

استجابة فريق عمل هوّز لهذا التحول

كانت استجابة فريق العمل لهذا التحول ناجحة، والسبب يعود إلى سرعة الأخذ بزمام الأمور نحو هذا التغيّر من خلال:

• اختيار الأدوات والبرامج التقنية لتسهيل التواصل بين فريق هوّز مثل (Google Drive, Zoom, and Slack) ووضع آلية واضحة للتواصل والعمل.
• سهولة ووضوح عملية التواصل مهمة جدًا لضمان استجابة الموظفين فعندما لا يكون لدى الموظفين صورة واضحة عن التغيير المقترح عليهم؛ يقل احتمال تبنيهم لهذا التغيير.
• إشراك الجميع في عملية اتخاذ القرار، المدراء والموظفين وحتى المتدربين، تعاون الجميع باقتراح الطرق والأدوات، وتخطيط العمل عن بعد سوياً.

 كيف ساعدت التقنية الموظفين على الالتزام بمسؤولياتهم والاستمرار بالعمل؟

 بدأ فريق هوّز بتغيير عملية متابعة المهام، فبدلًا من أن تكون متابعة أسبوعية، أصبحت يومية. على كل موظف تحديد مهامه اليومية التي يجب عليه تحقيقها ومشاركتها في ملف موحد مع الجميع بهدف مساعدته على الالتزام في اتمام المهام الموكلة إليه وتسهيل تواصله مع زملائه.

أهم الخطوات التي تم اتباعها هي:

1. خلق روتين عمل يومي من خلال جدولة اجتماعات يومية افتراضية في ساعة العمل الأولى أما بالنسبة للاجتماع الآخر فيكون في نهاية يوم العمل حسب الحاجة. نقوم في الاجتماع الأول بتحديد مهام اليوم، ومناقشة أهم المخرجات ونتائج اليوم السابق وتوفير الدعم اللازم عند الحاجة.
2. فتح قناة تواصل للمحادثات المباشرة والاتصال السريع، نستطيع فيها مشاركة الأعمال، والأفكار، ومشاركة الملفات والتقارير، والملاحظات، والاقتراحات، والتصويت، وغيرها. باستخدام برنامج مثل slack، مما ساهم في تنظيم العمل.

ساعدت هذه الأدوات أعضاء فريق هوّز بالشعور بأوقات العمل وبوجود الزملاء من حولهم رغم اختلاف مواقعهم فكل موظف يستطيع التواصل مع زملائه بالصوت والصورة وأيضا رؤية إنتاجيتهم مما يحفزه على الاستمرار بالإنجاز. فقد أثبتت الدراسات أن الأفراد يتأثرون بالبيئة المحيطة بهم فعندما يرى الموظف زملاءه يعملون يزيد من دافعيته للإنجاز

الأثر على الشركة

• استمرارية عمل الشركة وإنجاز المهام دون توقف او تأخير.
• مكنت الشركة من تجربة أداوت مختلفة وتحديد الأدوات الأكثر فاعلية لزيادة الإنتاجية.
• زادت ثقة الشركة في تبني مفهوم العمل عن بعد لبعض الوظائف بعد انتهاء الأزمة الحالية.

الأثر على الموظف

• تعزيز شعوره بأن العمل لم يتوقف ويمكن انجاز المهام من المنزل.
• قلت المشتتات الموجودة في بيئة العمل والتي يصعب أحياناً التحكم بها وبذلك قل الوقت المستغرق في تنفيذ المهام.
• مكنت الموظف في التحكم بمستوى الإجهاد الناتج عن العمل لساعات طويلة خارج المنزل.
• يقلل من الشعور بالوحدة أثناء فترة الحجر الصحي بسبب تواصل الموظف المستمر مع زملائه والشعور بوجودهم.

وفرت لنا التقنية العديد من الأدوات التي نستطيع من خلالها تحسين أعمالنا مهما كانت الظروف، إلى جانب ذلك يجب علينا مساعدة وتحفيز موظفينا على استخدامها حتى نحقق العائد المرجو منها، ويجب أن نقوم بتهيئة أنفسنا ونحاول أن نتكيف مع أي تغيير. ففي هوّز حتى يتهيأ الموظفون للعمل من منازلهم؛ قمنا بإطلاق مبادرة صغيرة شارك فيها الموظفون صورًا من مكاتبهم المنزلية؛ حتى نحفز الآخرين لتجهيز مكان للعمل داخل المنزل.